Creare la firma email perfetta
E’ sorprendente come al giorno d’oggi la firma nella posta elettronica venga ancora trascurata e omessa nella maggior parte dei casi. In realtà la firma in un’email dovrebbe essere vista esattamente come un biglietto da visita, invece molto spesso non è così...
Strumento di marketing
Se paragoniamo una “business card” a una firma email, quest’ultima ci dà la possibilità di far interagire il nostro destinatario rispetto ad un biglietto da visita. Infatti, nella firma di posta elettronica è possibile inserire dei link ai canali social, al nostro sito web, a landing page di possibili eventi aziendali o nuovi prodotti a cui il destinatario potrà accedere attraverso un semplice clic.
La firma viene aggiornata ed ecco che appare un’iscrizione ad una newsletter, l’annuncio di un nuovo programma, la partecipazione ad una fiera... Un vero e proprio strumento di marketing, ahimè poco usato, nonostante richieda investimenti minimi e sia pressoché gratuito.
Immagine e professionalità
La firma in un’email anch’essa è sinonimo di immagine aziendale, pertanto deve essere sia professionale che funzionale. Se per la professionalità si consiglia di adoperare uno stile pulito, con un font leggero e pochi colori e di inserire logo e dati aziendali per quanto riguarda la funzionalità, non molti sanno di quanto sia laborioso creare una firma che si visualizzi correttamente sui numerosi programmi di posta elettronica in circolazione.
A differenza dei browser per la navigazione in internet, alcuni client per la lettura della posta elettronica erano e sono rimasti a pagamento; ciò ha causato che molti utenti ancora oggi utilizzino programmi desueti non abili nell’interpretare il codice della firma email.
Senza andare nel dettaglio, per avere una firma che appaia correttamente in tutti i client di posta e browser, questa deve essere scritta in codice HTML con gli opportuni aggiustamenti. Non basterà quindi copiare ed incollare il logo in Outlook e scrivere i dati aziendali ma servirà molto e molto di più.
Se vuoi evitare brutte figure e mantenere alta l’immagine aziendale è fondamentale che ogni email inviata contenga una firma professionale ma soprattutto che funzioni senza errori! Affidati ad un esperto web designer oppure come strada alternativa (meno sicura) puoi cercare qualche web tutorial che ti indicherà passo per passo come scrivere il codice HTML.
I dati che non devono mancare
Ti è già capitato di dover cercare il numero di telefono diretto di un cliente in maniera rapida e di trovarlo nella firma di posta elettronica? Vediamo i dati che dovrebbero essere sempre presenti nella firma di posta elettronica:
- il nome dell’impiegato (in grassetto)
- il ruolo aziendale (sotto il nome e scritto più piccolo)
- il logo e nome dell’azienda
- il telefono diretto e/o cellulare
- l’indirizzo di posta elettronica dell’impiegato
- l’indirizzo della sede dell’azienda
- i collegamenti ai canali social
- eventuali banner con link a eventi, nuovi prodotti o iscrizione a newsletter, altro
Evitare di:
Ecco invece una lista di quello che dovrebbe essere omesso da una firma email:
- inserire le note legali e il disclaimer nella firma di posta; trattandosi di testo generalmente molto lungo darebbe fastidio a destinatario e mittente nel rileggere la conversazione di più email
- includere il saluto; un saluto standard con il tempo potrebbe diventare troppo freddo e distante invece di variare a seconda della relazione con il destinatario e le circostanze della conversazione email
- avere una firma troppo lunga e contenente dati ininfluenti; “simple is better”