Crear una firma de email perfecta
Es sorprendente cómo la firma de correo electrónico todavía se descuide y se omite en la mayoría de los casos. En realidad la firma de correo electrónico se debería tener en cuenta tanto como una tarjeta de visita, pero muchas veces no es así...
Herramienta de marketing
Si comparamos una tarjeta de visita con una firma de correo electrónico, esta última nos da la posibilidad de hacer interactuar a nuestro destinatario contrariamente a una tarjeta de presentación. De hecho, en la firma de correo electrónico podemos poner enlaces hacia nuestras redes sociales, sitio web o páginas de aterrizaje para eventos corporativos o nuevos productos a los que el destinatario podrá acceder mediante un simple clic.
Actualizamos la firma y mostramos la suscripción a nuestro newsletter, el anuncio de un nuevo programa, la participación a un evento... Es así, la firma de correo electrónico es una verdadera herramienta de marketing, lamentablemente poco utilizada a pesar de requerir una inversión mínima, casi gratis.
Imagen y profesionalidad
La firma de correo electrónico es sinónimo de imagen corporativa, por eso debe ser tanto profesional como funcional. Para la profesionalidad es aconsejable utilizar un estilo limpio, con un fuente ligero y usando pocos colores y poner el logo y los datos de la empresa. Con respecto a la funcionalidad, pocos conocen las dificultades de hacer una firma que funcione correctamente en cada uno de los varios programas de correo electrónico.
A diferencia de los navegadores web, algunos clientes de correo electrónico no son gratuitos; esto ha provocado que muchos usuarios, por no renovar la licencia, utilicen programas obsoletos incapaces de interpretar el código de la firma de correo electrónico.
Sin entrar en detalles, para tener una firma que funcione correctamente en todos los clientes de correo electrónico y navegadores web, se debe escribir en código HTML y con ajustes apropiados. Entonces no es suficiente copiar y pegar el logo y escribir los datos de la empresa, se requiere muchísimo más.
Si querés evitar papelones y mantener alto el nivel de la imagen de tu empresa, es esencial que cada correo electrónico enviado no solo contenga una firma profesional pero que sobretodo funcione sin errores! Te sugiero que encargues a un diseñador web experto o como alternativa (menos segura) podés encontrar tutoriales web que te mostrarán paso a paso cómo escribir el código HTML.
Los datos que no pueden faltar
Ya te habrá pasado de tener que buscar el número de teléfono de un cliente de manera rápida y encontrarlo en la firma de correo electrónico, verdad? Vemos los datos que siempre deberían estar en una firma perfecta:
- el nombre del empleado (en negrita)
- el puesto en la empresa (bajo el nombre y con un fuente más pequeño)
- el logo y nombre de la empresa
- el teléfono directo y/o celular
- la dirección de correo electrónico
- la dirección de la sede de la empresa
- los enlaces a las redes sociales
- eventuales banners con enlaces a eventos, nuevos productos o subscriciones a newsletters, más
Evitar de:
En cambio aquí sigue una lista de todo lo que se debería omitir en una firma de email:
- poner las notas legales y el descargo de responsabilidad en la firma del correo; generalmente tratandose de texto muy largo, molestaría al destinatario y al remitente en caso de leer la conversación de los correos electrónicos
- incluir el saludo; un saludo estándar con el tiempo puede volverse demasiado frío y distante en lugar de variar dependiendo de la relación con el destinatario y las circunstancias de la conversación
- tener una firma demasiado larga y que contiene datos irrilevantes; "simple is better"